Das ordnungsgemäße Fahrtenbuch

Fahrtenbuch richtig führen

Das ordnungsgemäße Fahrtenbuch – Das Fahrtenbuch ist vergleichbar mit der TÜV-Untersuchung Ihres Fahrzeugs: Nur wenn es den Normen entspricht, wird das Fahrtenbuch durch die Finanzbehörden zugelassen. Bei Unregelmäßigkeiten kann es kostspielig werden.

Die Ablehnung des Fahrtenbuches durch die Finanzbehörden kann vermieden werden, indem das (elektronische) Fahrtenbuch alle Anforderungen des Finanzamtes erfüllt.

Allgemeine Anforderungen an ein (elektronisches) Fahrtenbuch

Führung: Zeitnah und in geschlossener Form (nachträgliche Einfügungen oder Änderungen werden ausgeschlossen oder als solche erkennbar gemacht).
Datum und Ort bei Fahrtbeginn (auch Ihr Wohnort sowie der Ort Ihrer Arbeitsstätte müssen erfasst werden)
Gesamtkilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
Fahrtziel (mit Ort und Anschrift; nur Straßennamen reichen nicht aus)
Reisezweck: Den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner mit genauer Ortsangabe (Ort und Straßenname) oder – wenn ein solcher nicht vorhanden ist – den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung (Anlass der Geschäftsfahrt)
Alle Fahrten müssen vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang dokumentiert werden.
Einheitliche berufliche Reisen, die aus mehreren Teilabschnitten bestehen: Die Abschnitte können miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. dann genügt die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Gesamtkilometerstandes, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind
Private Fahrtunterbrechungen: Ende der Berufsfahrt mit Ortsbezeichnung und Kilometerstand; die Weiterfahrt gilt dann als Privatfahrt.
Die Daten eines elektronischen Fahrtenbuches müssen gesetzeskonform für 10 Jahre aufbewahrt werden für eventuelle nachträgliche Kontrollen durch das Finanzamt (siehe Escrow-Vereinbarung).

Das ordnungsgemäße Fahrtenbuch Accredis

Das elektronische Fahrtenbuch von Accredis erfüllt alle Anforderungen des Finanzamtes und ist darüber hinaus ein zuverlässiges und sicheres System, welches mit dem höchsten Maße an Privatsphäre und Datenschutz für Sie agiert. Des Weiteren haben Sie einen starken Partner an Ihrer Seite, sollten Konflikte mit den Finanzbehörden auftreten. Unsere Experten helfen Ihnen gerne diese Konflikte auf schnellstem Wege zu lösen.

1. Führung: Zeitnah und in geschlossener Form – Das elektronische Fahrtenbuch ist von Manipulationen ausgeschlossen.

Nachträgliche Änderungen können nur innerhalb der Änderungsfrist von 7 Tagen durchgeführt werden. Und es ist lediglich möglich den Reisezweck und den Fahrttyp einer Fahrt innerhalb dieser Frist zu bearbeiten. Des Weiteren werden nachträgliche Änderungen im Steuerbericht erkennbar gemacht, sodass sie zu jeder Zeit für den Kunden und das Finanzamt nachvollziehbar sind. Auch werden die Person und der Zeitpunkt einer nachträglichen Änderung protokolliert und auf Anfrage dem Kunden zur Verfügung gestellt (aus Privacy-Gründen). Diese Sicherheitsvorkehrungen von Accredis sorgen dafür, dass Änderungen in dem elektronischen Fahrtenbuch Accredis nur gesetzeskonform durchgeführt werden können und Manipulationen ausgeschlossen werden.
Das Accredis System wird von unseren Installationspartnern fest in das Fahrzeug eingebaut. Hierdurch kann ausgeschlossen werden, dass das System Fahrten von verschiedenen Fahrzeugen registriert. Dies kann zum Beispiel nicht ausgeschlossen werden bei dem Gebrauch einer mobilen Fahrtenbuch-App. (Weitere Informationen zu den Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch in Bezug auf Manipulationssicherheit finden Sie im Anschluss in dem Bericht über den Verwaltungserlass der OFD Rheinland und Münster und hier.)

2. Datum und Ort zu Beginn und Ende einer Fahrt – Das Accredis System registriert automatisch das Datum und den Ort zu Beginn und Ende einer Fahrt.

Des Weiteren können Sie die Standorte zu Beginn und Ende jeder Fahrt von Ihren Fahrzeugen auf einer grafischen Landkarte sehen.

3. Gesamtkilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt – Der Kilometerstand wird automatisch durch den Einsatz von den zwei Satellitennetzwerken (GLONASS und GPS) präzise erfasst.

Eine zugelassene Kalibrierungs-Funktion versichert zudem die Übereinstimmung des aktuellen Kilometerstandes im Fahrzeug und im System.

4. Fahrtziel – Das Fahrtziel und auch der Fahrtstartpunkt jeder einzelnen Fahrt werden mit vollständiger Anschrift dokumentiert.

Dies können Sie auch nach einer getätigten Fahrt auf einer grafischen Landkarte auf der Accredis Next Website aufrufen.

5. Reisezweck – Auf der Accredis Next Website können Sie schnell und unkompliziert den aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner mit genauer Ortsangabe ergänzen.

In der Fahrtenübersicht auf der Accredis Next Website können Sie innerhalb der Änderungsfrist von 7 Tagen den Reisezweck mühelos ergänzen.
Adressbuch: In dem Adressbuch können Sie Adressen eine(n) bestimmte(n) Namen/Beschreibung zuweisen. Wenn daraufhin eines Ihrer Fahrzeuge in der Nähe einer gespeicherten Adresse anhält, wird als Zielort der Fahrt in der Übersicht der Name wiedergegeben, der zuvor an die Adresse gekoppelt wurde.

6. Vollständig und im fortlaufenden Zusammenhang: Die Fahrtenerfassung des Accredis Next Systems ist zuverlässig und vollständig.

Alle Daten werden automatisch zur internen Cloud von Accredis geschickt und ordnungsgemäß gespeichert und aufbewahrt.
Des Weiteren wurde an eine interne Backupeinheit bei etwaigen Schäden gedacht.
Das Accredis Next System ist zusätzlich in den Niederlanden mit einem Gütesiegel ausgezeichnet worden, welches die Zulassung des elektronischen Fahrtenbuches durch die niederländischen Finanzämter garantiert.

7. Aufbewahrungspflicht: Accredis speichert die Daten eines elektronischen Fahrtenbuches gesetzeskonform für 10 Jahre.

Des Weiteren hat Accredis Vorkehrungen unternommen, die die Verfügbarkeit Ihrer Daten für eventuelle nachträgliche Kontrollen durch das Finanzamt sicher stellen. Zum Beispiel versichert die Escrow-Vereinbarung den Kunden von Accredis die Verfügbarkeit der Daten bei einer Insolvenz, Übernahme oder der Einstellung des Betriebs.

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Aktuelle Informationen

Fahrtenbuch Apps und OBD-Adapter – ordnungsgemäß?

Die Nutzung einer Fahrtenbuch App und eines OBD-Adapters zur Erstellung eines Fahrtenbuches sind aus mehreren Gründen bedenklich. Es ist somit möglich, dass die Steuerbehörden diese Fahrtenbuchmethoden nicht anerkennen.
Mögliche Gründe für die Ablehnung des Fahrtenbuches:

Fahrtenbuch Apps

Abweichungen in den GPS Daten führen zu einer ungenauen Berechnung der gefahrenen Strecke.
Durch Netzwerkstörungen des Providers können gegebenfalls die Fahrdaten nicht erfasst werden.
Durch die Mobilität des Gerätes ist es nicht möglich nachzuweisen, ob eine Strecke wirklich mit einem bestimmten Fahrzeug, zu dem erfassten Zeitpunkt und Standort getätigt wurde.
Die steuerliche Aufbewahrungsfrist für steuerliche Unterlagen beträgt zehn Jahre. Und diese große Anzahl an Daten ist meistens schwierig für Anbieter der Apps aufzubewahren.
Probleme können auch entstehen, wenn ein Tankbeleg nicht übereinstimmt mit dem aufgeführten Standort des Fahrzeugs zu einem bestimmten Zeitpunkt.

(Weitere Informationen zur Nutzung von Fahrtenbuch Apps finden Sie hier.)

OBD-Adapter

Der OBD-Adapter kann einfach vorrübergehend entfernt werden – Führung nicht zeitnah, in geschlossener Form und manipulationssicher‘.
Es bestehen bereits Systeme, die ein „fake“ OBDII- Signal generieren können. (Es ist schwierig abzuschätzen, welche Auswirkungen dies haben kann).

7 Tage Änderungsfrist

Ein aktueller Verwaltungserlass der OFD Rheinland und Münster erläutert die Anforderungen für die steuerliche Anerkennung von elektronischen Fahrtenbüchern.

Ein elektronisches Fahrtenbuch wird von der Finanzverwaltung nur anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Nachträgliche Veränderungen müssen nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sein oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. Nach diesen Maßstäben ist ein mit Excel geführtes Fahrtenbuch kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.

Ergänzungen innerhalb von 7 Tagen vornehmen
Allerdings lässt die Finanzverwaltung ausnahmsweise eine nachträgliche elektronische Ergänzung zu: Der Fahrer kann den dienstlichen Fahrtanlass innerhalb eines Zeitraums von bis zu 7 Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal eintragen. Dabei müssen aber auch die Person und der Zeitpunkt der nachträglichen Eintragung im Webportal dokumentiert werden. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben grundsätzlich technisch ausgeschlossen sein – oder zumindest im System dokumentiert werden.

Aufzeichnungen dürfen nachträglich nicht mehr veränderbar sein
Die Finanzverwaltung hat nun darauf hingewiesen, dass die eindeutige Kennzeichnung einer geänderten Eingabe sowohl in der Anzeige des elektronischen Fahrtenbuches am Bildschirm als auch in seinem Ausdruck unverzichtbare Voraussetzung für die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuches ist. Es muss darüber hinaus sichergestellt sein, dass die Daten des elektronischen Fahrtenbuches bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist für ein Fahrtenbuch unveränderlich aufbewahrt und (ggf. wieder unverändert) lesbar gemacht werden können. Bei eventuellen Änderungen müssen die Änderungshistorie mit Änderungsdatum/-daten und (jeweils) ursprünglichem Inhalt ersichtlich sein. Auch die Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein.

Praxishinweise

Datenzugriff bei Betriebsprüfungen: Das im Rahmen einer Außenprüfung bestehende Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung erfasst auch elektronische Fahrtenbücher einschließlich der maschinellen Auswertbarkeit der Fahrtenbuchdaten.

Dokumentation etwaiger GPS-Abweichungen: Bei einem elektronischen Fahrtenbuch sind die GPS-Ermittlung der Fahrtstrecken und die dadurch entstehende Abweichung vom Tachostand des Fahrzeugs grundsätzlich unbedenklich. Die Finanzverwaltung empfiehlt aber den tatsächlichen Tachostand im Halbjahres- oder Jahresabstand zu dokumentieren.( Mit den Accredis Next Versionen können Sie den Tachometerstand online neu kalibrieren, wodurch keine Abweichungen mehr auftreten können. )

Fahrtenbuch auf Tauglichkeit prüfen (lassen): Für die Anerkennung einer elektronischen Fahrtenbuch-Software besteht kein Zertifizierungsverfahren. Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Fahrtenbücher bleibt deshalb immer einer Einzelfallprüfung vorbehalten, die regelmäßig im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung vorgenommen wird. Alternativ kann z. B. auch einen Monat lang das elektronische Fahrtenbuch geführt und dann dem Finanzamt zur Prüfung vorgelegt werden. So kann man sich vergewissern, ob die zuständige Finanzbehörde das (elektronische) Fahrtbuch anerkennt.

(Quelle: Oberfinanzdirektionen Rheinland und Münster, Kurzinfo für den Lohnsteuer-Außendienst Nr. 02/2013 vom 18.02.2013)

Siehe auch: http://www.steuerberaten.de/tag/fahrtenbuch/

Das Accredis System hat in den Niederlanden unter hohen Anforderungen ein Gütesiegel erhalten. Deshalb trauen wir uns zu sagen, dass das Accredis Next System zu 100% Finanzamt-Konform und absolut manipulationssicher ist. Wir von Accredis sind überzeugt von unserem hochwertigen Produkt.

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