Gütesiegel

Gütesiegel für elektronische Fahrtenbücher

Het Keurmerk Ritregistratiesystemen

Gütesiegel - Accredis wurde am 14. November 2013 mit dem oben abgebildeten Gütesiegel prämiert, welches in den Niederlanden von dem Finanzamt anerkannt wird.
Welche Merkmale hat das niederländische Gütesiegel und welche Vorteile bietet es?

Entstehung des Gütesiegels

“Wird euer System von dem  Finanzamt akzeptiert?“ - Dies war eine Frage, die uns von unseren niederländischen Kunden in der Vergangenheit oft gestellt wurde. Diese Frage war für uns Ansporn genug, im Jahr 2010 zusammen mit anderen Lieferanten von elektronischen Fahrtenbüchern Gespräche mit dem niederländischen Finanzamt aufzunehmen. Wichtigstes Ziel war es, einen Normenrahmen für Fahrtenregistrierungssysteme zu erarbeiten. Dieser Normenrahmen wurde ebenfalls von dem Finanzamt aufgrund des Strebens nach einer horizontalen Aufsicht ausdrücklich begrüßt.
Nach langen Gesprächen wurde ein allgemein anerkannter Normenrahmen für die Niederlande erzielt, der den Kunden die Anerkennung Ihres Fahrtenbuches gewährleistet. 

Das niederländische Finanzamt –“Horizontales Monitoring”

Seit 2005 setzt das niederländische Finanzamt eine Arbeitsweise ein, bei der Selbstregulierung, horizontale Aufsicht und das Vertrauen im Mittelpunkt stehen. Eine Vorgehensweise, bei der ein Teil der alten Kontrolle durch die Finanzämter sich umwandelt in Vertrauen, welches den Lieferanten der elektronischen Fahrtenbücher entgegen gebracht wird.  Dieses Verhalten passt ebenfalls sehr gut zu den bereits im Wirtschaftsleben stattfindenden Entwicklungen.
Mehr Informationen (auf Englisch) über das „Horizontale Monitoring“ finden Sie unter:www.belastingdienst.nl
 

Der Normenrahmen

Der Normenrahmen für ein elektronisches Fahrtenbuch ist unterteilt in 4 Normenkriterien:

1. Registrierung von allen relevanten Merkmalen der Fahrten.​​      

Alle Fahrten eines Fahrzeuges müssen vollständig, richtig und rechtzeitig registriert werden. Alle relevanten Merkmale werden so unveränderbar festgelegt, sodass hinterher innerhalb einer angemessenen Zeit festgestellt werden kann, ob diese Ereignisse vollständig, richtig und rechtzeitig registriert wurden.

2. Integrität der Registrierungen                                                                                

Das elektronische Fahrtenbuch sorgt für eine bleibende Integrität der registrierten Merkmale und deren Weiterverarbeitung. Die Daten der Fahrten und von speziellen Ereignissen werden von dem System verarbeitet und mit einer bestimmten Methode gespeichert. Dies gewährleistet eine vollständige, richtige und rechtzeitige Verarbeitung auf eindeutige Weise und ein hohes Maß an Transparenz. Des Weiteren unterstützt das System keine Funktionen, die dieses Ziel nicht ermöglichen können.

3. Archivierung der erfassten Daten                                                                              

Die Daten der Fahrten werden während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist archiviert. Dies gilt auch für Fahrtdaten, besondere Ereignisse und  permanente Daten. Die Auskünfte können innerhalb einer angemessenen Frist vorgelegt werden. ​

4. Die Berichterstattung ist zuverlässig und innerhalb einer angemessenen Frist überprüfbar.​ 

Die Berichte des Systems enthalten mindestens die Daten, die gesetzlich für das Führen eines schlüssigen Fahrtenbuches vorgeschrieben sind. Außerdem können verschiedene besondere Berichte ausgedruckt werden, wie zum Beispiel unautorisierte Änderungen und Korrekturen. XAR XML Audit file: Digital unterzeichnete Fahrdaten . diese Datei ist nicht zu manipulieren und kann vom Finanzamt auf Integrität überprüft werden.

Die Initiatoren des Gütesiegels

Nachdem der Normenrahmen vom Finanzamt genehmigt und publiziert wurde, konnte der Schritt in Richtung des stuerlichen Gütesiegels gesetzt werden. Eine Anforderung des Finanzamtes war es, dass dieses Gütesiegel objektiv und unabhängig bleiben musste.
Die folgenden Parteien haben gemeinsam die Initiative ergriffen, das steuerliche Gütesiegel zu entwickeln:

  • Branchevereniging Leveranciers Ritregistratiesystemen (http://BVLR.nl) (Branchenverband der Lieferanten von elektronischen Fahrtenbüchern)
  • RAI Vereniging (http://www.raivereniging.nl) (Verband der Automobilindustrie)
  • Vereniging Auto van de zaak (http://vavdz.nl) (Verband der Firmenfahrzeuge)

Diese Parteien haben in Absprache mit dem niederländischen Finanzamt beschlossen, eine Stiftung mit einer unabhängigen Leitung zu gründen. Ein Aufsichtsrat, in dem u.a. das Finanzamt vertreten ist, überwacht die Entwicklung des Gütesiegels.
 

Voraussetzungen für das Gütesiegels:

Um als Lieferant für dieses steuerliche Gütesiegel in Betracht gezogen zu werden, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

  • Die Anforderungen des Normenrahmens müssen erfüllt werden.
  • Die Anforderungen des Verhaltenscodex Privacy (Privatfahrten für den Arbeitgeber nicht einsehbar) müssen erfüllt werden
  • Anfragen für ein Gütesiegel werden von unabhängigen Sachverständigen des PwC als Auditor kontrolliert, diese werden dann der Leitung über die Zuerkennung oder Ablehnung der Zuerkennung dieses Gütesiegels Bericht erstatten.

Wir sind sehr stolz darauf, dass Accredis unter diesen hohen Anforderungen zertifiziert wurde und sind deshalb überzeugt von unserem hochwertigen Produkt. Des Weiteren trauen wir uns zu sagen, dass das Accredis System ordnungsgemäß und absolut fälschungssicher ist.

Wählen Sie ein sicheres und zuverlässiges System! Wählen Sie Accredis!

 

ACCREDIS

Voller Leidenschaft setzt sich Accredis seit 2001 dafür ein, dass die fortschrittlichsten GPS-Lösungen erdacht und implementiert werden. Wir sind überzeugt von unserem Beitrag, den wir an Effizienz und Sicherheit im Straßenverkehr leisten.

TachoByte GmbH

Fabrikstraße 3
D-48599 Gronau
Deutschland
 02562 1893397