Kürzel und in einer Summe angegebene gefahrene Kilometer führen zu mangelnder Ordnungsmäßigkeit

12-10-2016

Das Urteil 3 K 3735/12 des Finanzgerichts Köln vom 18.03.2016 veranschaulicht erneut, dass eine sorgfältige und detaillierte Führung eines Fahrtenbuchs gemäß den Anforderungen des Finanzamts essentiell ist für die Anerkennung des Fahrtenbuchs und somit auch für die Senkung der Firmenwagensteuer.

 

Das Finanzamt hatte die Fahrtenbücher einiger Jahre eines Selbständigen wegen mangelnder Ordnungsmäßigkeit abgelehnt. Folglich wurde die private Mitbenutzung nach der 1%-Methode ermittelt, wodurch bis zu fünf Mal höhere Kosten pro Jahr auf den Fahrzeugnutzer zukommen sollten. Die Fahrtenbücher wiesen laut dem Finanzamt mehrere erhebliche Mängel auf. 

  • Tägliche Fahrten sind nicht getrennt voneinander erfasst worden.
  • Ziele wurden in Eintragungen verbunden.
  • Reiseziel und Reisegrund sind nicht eindeutig und sorgfältig dokumentiert worden. Beispiel: Verwendung von Kürzel.
  • Fehlende Trennung von einigen Privatfahrten von betrieblichen Fahrten.
  • Privatfahrten wurden am Ende des Jahres zusammengefasst, ohne die Fahrten über das Jahr hinweg getrennt voneinander zu dokumentieren.

Diese Mängel führten dazu, dass das Finanzamt die Fahrtenbücher nicht nachvollziehen konnte, eine Überprüfung nicht möglich war und anschließend die Fahrtenbücher auch ablehnte. Der Betroffene entschied daraufhin einen Widerspruch gegen diesen Entscheid einzulegen. Er bewährte, dass Datenschutz der Grund für die Kürzel sei und dass diese durch die verwendete Buchhaltung dennoch ersichtlich wären. Auch könnten die fehlenden Angaben noch nachgereicht werden und mögliche Zweifelsfragen bezüglich der Fahrtenbücher durch den Betroffenen erläutert werden.   Das Gericht entschied allerdings, dass es nicht dem Sinn und Zweck eines Fahrtenbuchs entspricht, wenn umfangreiche Erläuterungen notwendig sind und mehrere Dokumente nachgereicht werden müssen. Ein Fahrtenbuch sollte aus sich selbst erschließbar und nachvollziehbar sein. Auch seien Abkürzungen, die bei dem Reisezweck genutzt wurden nicht ausreichend, um auch noch die fehlenden Ortsangaben bei den Reisezielen zu ersetzen. 

In diesem Fall hat der Betroffene viel Mühe, Zeit und Geld in eine mögliche Aufklärung investiert und trotzdem nicht die Anerkennung seiner Fahrtenbücher erreichen können. Auch sollten alle fehlenden Daten und Informationen noch nachträglich dem Finanzamt vorgewiesen werden können, erfüllen Fahrtenbücher oftmals nicht die Anforderungen der Finanzämter und werden abgelehnt. Daher machen Sie es sich einfach und erwerben Sie ein Fahrtenbuch, welches die Anforderungen des Finanzamts erfüllt und welches die Erfassung der Daten Ihrer privaten und betrieblichen Fahrten zum größten Teil automatisch und ordnungsgemäß durchführt.

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